כיצד לעצב הודעת דוא'ל מקצועית
••• סוכריות / Getty Images
- כיצד לעצב הודעת דואר אלקטרוני
- שורת נושא
- ברכה / ברכה
- גוף ההודעה
- סְגִירָה
- כלול חתימת דוא'ל
- תבנית הודעת דואר אלקטרוני
- דוגמה להודעת דוא'ל מקצועית
כאשר אתה שולח שאילתה לגבי עבודה או מגיש מועמדות לעבודה, או כותב תכתובת מקצועית אחרת, חשוב לעצב את הדוא'ל שלך בתור באופן מקצועי כפי שהיית עושה לכל אחד אחר מכתב עסקי .
אחרי הכל, כולם - מגייסים ומנהלי גיוס כולל - מקבלים הרבה מיילים. ודא שהמיילים שלך בולטים בגלל התוכן, ולא בגלל טעויות מרושלות, עיצוב לקוי או שפה סתמית מדי
תשתמש ב גופן קריא בגודל של 10 או 12 נקודות באימיילים שלך. שלח אימיילים הקשורים לחיפוש עבודה מכתובת דוא'ל מקצועית. באופן אידיאלי, כתובת הדואר האלקטרוני שלך צריכה לכלול שילוב כלשהו של שם פרטי ושם משפחה או שם ראשוני ושם משפחה.
הנה מה לכלול בעת שליחת התכתבות הקשורה לעסקים ופורמט הודעת הדואר האלקטרוני שבו אתה צריך להשתמש שלח הודעות דוא'ל מקצועיות.
כיצד לעצב הודעת דואר אלקטרוני
הודעת הדוא'ל שלך צריכה להיות מעוצבת כמו מכתב עסקי טיפוסי, עם רווחים בין פסקאות וללא שגיאות הקלדה או שגיאות דקדוק.
- אל תטעו באורך כאיכות - הקפידו על אימייל קצר וענייני.
- הימנע ממשפטים מסובכים מדי או ארוכים מדי.
- הקל על נמעני הדוא'ל לסרוק במהירות את הדוא'ל שלך ולדעת מדוע אתה שולח דוא'ל.
- קרא הגהה, בדיוק כמו כל התכתבות אחרת.
- אם אתה באמת מודאג משגיאות הקלדה, שקול להדפיס את טיוטת הדוא'ל. לעתים קרובות, קל יותר לתפוס שגיאות הקלדה ושגיאות דקדוק בעותק מודפס מאשר בעת סקירה על מסך.
עיין בתבנית הודעת הדואר האלקטרוני ו הודעת דוא'ל לדוגמה למטה כדי לראות איך ההודעה שלך צריכה להיראות.
שורת נושא
אל תשכח לכלול א שורת נושא באימייל שלך.
אם תשכח לכלול אחד, כנראה שההודעה שלך אפילו לא תיפתח. השתמש בשורת הנושא כדי לסכם מדוע אתה שולח דוא'ל. כמה דוגמאות לשורות נושא חזקות:
- בקשה לעמית שיווק - ג'יין סמית'
- בקשה לראיון מידע
- תודה - ראיון עמית שיווק
- מופנה על ידי [שם האדם] עבור [ראיון אינפורמטיבי, דיון ב-XYZ וכו']
ברכה / ברכה
אם יש לך איש קשר, פנה למייל שלך למר/גב' היקר. שם משפחה. במידת האפשר, גלה את שמו של מנהל הגיוס. מידע זה כלול לפעמים ברשימת המשרה. אם לא, השתמש באתרים כמו לינקדאין כדי לקבוע את איש הקשר, או בדוק באתר האינטרנט של החברה לקבלת מידע.
אם יש מספר ליצירת קשר, ניתן גם להתקשר לדלפק הקבלה של החברה ולבדוק אם פקיד הקבלה יכול לספק מידע. בדוק גם את הרשת שלך: האם אתה מכיר מישהו שעובד בחברה ואולי יוכל לחלוק מידע נוסף?
אם אין לך את שם איש הקשר, פשוט פנה למייל שלך למנהל גיוס יקר. אפשרות נוספת היא לא לכלול את א דִברֵי בְּרָכָה ופשוט להתחיל עם הפסקה הראשונה של ההודעה שלך.
גוף ההודעה
כשאתה כותב את ההודעה שלך, כלול כמה פסקאות קצרות:
- מבוא (מי אתה) (פסקה ראשונה)
- הסיבה שאתה כותב (פסקה שלישית שנייה ואופציונלית)
- תודה על ההתייחסות
אם אתה מגיש מועמדות למשרה, העתק והדבק את מכתב הכיסוי שלך בהודעת הדואר האלקטרוני או כתוב את מכתב הכיסוי שלך בגוף הודעת הדוא'ל. אם פרסום המשרה מבקש ממך לשלוח את קורות החיים שלך כקובץ מצורף, שלח את קורות החיים שלך כקובץ PDF או כמסמך Word.
כאשר אתה שואל לגבי עמדות זמינות או יצירת רשתות, היה ברור מדוע אתה כותב ומה מטרת הודעת הדוא'ל שלך.
סְגִירָה
כלול סגירה רשמית, כגון בכנות או בברכה, כאשר אתה מסיים את ההודעה שלך. הנה רשימה של דוגמאות לסיום לבחור מ.
כלול חתימת דוא'ל
חשוב ליצור א חתימת מייל ולכלול את החתימה שלך בכל הודעה שאתה שולח.
כלול את שמך המלא, כתובת הדוא'ל שלך ומספר הטלפון שלך בחתימת הדוא'ל שלך, כך שמנהל הגיוס יוכל לראות במבט חטוף כיצד ליצור איתך קשר. אתה יכול גם לכלול קישור לדף הפרופיל שלך בלינקדאין או לאתר שלך, כך שמגייסים ומנהלי גיוס עובדים יוכלו למצוא מידע נוסף עליך בקלות.
אל תשכח קבצים מצורפים
שליחת אימייל לחיפוש עבודה כרוכה לרוב בצירוף קבצים, קורות חיים, תיק עבודות או עבודה לדוגמה אחרת. הקפד לבדוק שוב שצירפת את כל הקבצים שהוזכרו בדוא'ל שלך לפני שתלחץ על כפתור 'שלח'.
תבנית הודעת דואר אלקטרוני
תבנית הודעת הדוא'ל הבאה מפרטת את המידע שאתה צריך לכלול בהודעות הדוא'ל שאתה שולח בעת חיפוש עבודה. השתמש בתבנית כקו מנחה ליצירת הודעות דוא'ל מותאמות אישית לשליחתן למעסיקים ולקשרים.
תבנית לאימייל מקצועי
שורת הנושא של הודעת האימייל: תפקיד מנהל חנות - שמך
דִברֵי בְּרָכָה:
מר/גב' היקר. שם משפחה או מנהל גיוס יקר:
פסקה ראשונה:
הפסקה הראשונה של המכתב שלך צריכה לכלול מידע על הסיבה שאתה כותב. היה ברור וישיר - אם אתה מגיש מועמדות למשרה, ציין את שם המשרה. אם אתה רוצה ראיון הסברה, ציין זאת במשפטי הפתיחה שלך.
פסקה אמצעית:
החלק הבא של הודעת הדוא'ל שלך צריך לתאר מה יש לך להציע למעסיק או אם אתה כותב כדי לבקש עזרה, איזה סוג של סיוע אתה מחפש.
פסקה אחרונה:
סיים את מכתב הכיסוי שלך על ידי תודה למעסיק על התחשבות בך בתפקיד או על הקשר שלך לעזרה בחיפוש העבודה שלך.
סְגִירָה:
בכנות,
השם שלך
חתימת דוא'ל:
שם פרטי שם משפחה
כתובת דוא'ל
טלפון
כתובת האתר של פרופיל LinkedIn (אופציונלי)
דוגמה להודעת דוא'ל מקצועית
הודעת דואר אלקטרוני לדוגמה
נושא: חיפוש תפקידים בפקולטה נלווה - בריאנה קלמבר
ד'ר רג'ינלד היקר,
אני כותב היום כדי לברר לגבי האפשרות להגיש מועמדות לתפקיד עוזר הוראה באוניברסיטה שלך. בקיץ הזה, אני אעבור לאזור שלך. קיבלתי את שמך על ידי ד'ר נלסון שהיה אחד מהפרופסורים שלי באוניברסיטת המחוזות הצפוניים.
יש לי תואר שני בלימודי ילידים מאוניברסיטת המחוזות הצפוניים, ועזרתי בכמה שיעורים תוך כדי סיום התואר.
בנוסף, אני מעוניין ללמוד עוד על הדוקטורט שלך. תוכנית בהיסטוריה של צפון אמריקה. אולי נוכל לקבוע פגישה כדי שאוכל ללמוד יותר על התוכנית.
צירפתי את קורות החיים שלי לעיונכם. תודה על הזמן שהקדשת, ואני מקווה לשמוע ממך בקרוב.
בכנות,
בריאנה קלמבר
________________
בריאנה קלמבר
brianna.clumber@email.com
555-123-4567
linkedin.com/in/briannaclumber